Lorsqu’une entreprise place ses marchandises sous régime suspensif, la transparence devient une exigence autant qu’une garantie. C’est précisément le rôle de la comptabilité-matière : instaurée par l’article 286 J de l’annexe II du Code général des impôts, elle n’est pas une formalité bureaucratique, mais le véritable cœur du dispositif. À la fois outil de traçabilité et tableau de bord opérationnel, elle sécurise l’administration sur la légitimité de la suspension et offre aux opérateurs une vision fine de leurs flux et de leurs stocks. Autrement dit, elle constitue le socle de confiance entre entreprises et douanes.

Concrètement, la comptabilité matière prend la forme d’un registre retraçant pas à pas la vie des marchandises. Chaque mouvement y est consigné : date, quantité, nature de l’opération et motif douanier. À l’entrée, on note la réception ; lors d’une transformation, on inscrit simultanément la consommation des matières premières et l’apparition des produits finis ; à la sortie, qu’il s’agisse d’une mise en libre pratique ou d’une réexportation, on constate la diminution définitive du stock.

Un exemple illustre bien ce principe :

Un entrepôt agréé héberge 100 bobines d’aluminium. Une livraison de 40 bobines porte le total à 140. Vingt partent ensuite en découpe sous perfectionnement actif, ramenant le solde à 120. Enfin, 50 sont mises en libre pratique, et le registre affiche 70. En toute circonstance, l’algèbre des mouvements correspond au stock physique : un gage de transparence absolue pour l’administration comme pour l’opérateur.

Pour être conforme, le registre doit contenir un socle minimal d’informations : date, quantités entrées et sorties, solde théorique, type d’opération et régime douanier appliqué. Deux exemplaires signés sont exigés :

l’un conservé sur site, l’autre transmis au bureau de rattachement, tous les dix jours pour les produits taxés au volume (alcools, carburants) et chaque mois pour les autres, sauf exceptions.

Une tenue approximative expose l’opérateur à des sanctions financières, voire à la suspension de son agrément. Les pertes et casses doivent, elles aussi, être rigoureusement consignées.

L’ère digitale a considérablement transformé cette obligation. L’intégration dans un ERP ou un module douanier dédié permet désormais d’automatiser les écritures à partir des déclarations électroniques, de rapprocher en continu stock théorique et inventaires, et de générer des alertes en cas d’écart.

Résultat : moins d’erreurs, des contrôles accélérés et une meilleure maîtrise de la trésorerie.